Cómo una sola persona en eXp Spain gestiona los contratos de más de 400 agentes

Conoce a eXp Spain

eXp es una de las redes de agentes inmobiliarios de más rápido crecimiento en el mundo. Se fundó en Estados Unidos en 2009 y actualmente ya está presente en más de 23 países, con más de 86.000 profesionales conectados a través de su plataforma única, eXp World.

Su modelo de negocio se basa en la comunidad y la tecnología. Desde su plataforma global, y con el soporte de sus equipos nacionales, ofrece a sus agentes inmobiliarios acceso a las últimas herramientas tecnológicas, formaciones, consejo jurídico y mentoría para que puedan ejercer sus actividades comerciales de forma competitiva.

En concreto, eXp llegó a España en mayo de 2021, de la mano de Renata Sujto como Managing Director. Hablamos con ella y con Elísabet Ochoa, Lawyer & Transaction Specialist, encargada del soporte jurídico en España.

El reto: Ofrecer un servicio jurídico digital y escalable a agentes inmobiliarios independientes

El objetivo de eXp es claro: servir de la mejor manera posible al agente inmobiliario.

“eXp quiere ofrecer al agente todo lo necesario para que este obtenga el máximo de eficiencia en sus operaciones inmobiliarias, lo que resulte en un mayor margen de facturación, la posibilidad de atender a más clientes y, por lo tanto, acabar cerrando más operaciones al final del año.” – Renata Sujto, Managing Director.

¿Cómo? eXp está a años luz a nivel de tecnología e innovación en comparación con una inmobiliaria tradicional, todos sus procesos inmobiliarios están en la nube, automatizados, y hasta tienen una plataforma de metaverso para que los agentes alrededor del mundo puedan interactuar.

¿Pero estaba realmente todo automatizado? No. Los contratos y papeleos de las transacciones inmobiliarias son diferentes en cada país.Cuando eXp empezó en España, Renata y Elísabet crearon un Google Drive con los modelos de los documentos legales que los agentes podrían necesitar.

El proceso era el siguiente: cada vez que un agente necesitaba crear un documento legal, accedía al Google Drive y, con su permiso de visualización, se descargaba el modelo para editarlo y completarlo con los datos particulares.

Una vez hecho esto, el agente debía cargar el documento otra vez a Google Drive para la revisión y aprobación de eXp. Esta aprobación era clave, larga y manual, ya que eXp debía revisar todo el documento para asegurarse que el agente no había modificado las condiciones sustanciales del contrato, ni había errores.

“Había un montón de errores y tardábamos muchísimo. Era una carga de trabajo manual, de poco valor, muy grande y súper ineficiente” – Renata Sujto, Managing Director.

Si el agente tenía alguna duda, había peticiones especiales del cliente o comentarios de la abogada de eXp, Elísabet, se formaban cadenas de correos infinitas con cada uno de ellos. En ese momento solo había menos de 50 agentes, pero ya era imposible de gestionar por una sola persona.

Además, cualquier documento legal que se firmara comprometía a eXp.

“Yo, como Managing Director, perdía el sueño, pensando que por muchas horas que le dedicáramos, podía haber cualquier error que se nos escapara.” –  Renata Sujto, Managing Director.

Los agentes también sentían el impacto de esperar días a que se respondiera a las revisiones. No podían permitírselo. En un mercado tan competitivo como el inmobiliario, el tiempo es fundamental.Además, eran horas que dejaban de dedicar a la actividad comercial para estar al tanto del papeleo. eXp calcula que los agentes inmobiliarios tenían que dedicar un 50% de su tiempo a tareas de bajo valor para sus clientes y esto acababa reduciendo entre un 40% y un 70% su comisión.

La solución: Una herramienta integral que automatice la creación de contratos de inicio a fin

Renata empezó a buscar una solución que facilitara la operativa legal de eXp y que, al mismo tiempo, fuera una herramienta que proporcionara autonomía y eficiencia a los agentes.

Encontró varias soluciones en plataformas de firmas electrónicas, pero eran soluciones parciales. Se digitalizaba el momento de la firma final de cada documento, pero no eran suficientemente flexibles para permitir la colaboración interna entre agentes inmobiliarios y el equipo legal de eXp.

Necesitaba una solución de automatización de contratos de inicio a fin.

La única que cumplía sus requisitos era Parallel, ya que tenía:

• un formulario, en el que el agente introducía de forma guiada los datos sobre su cliente y el inmueble,
• la generación automática de contratos a partir de dicha información, e
• integraciones nativas con proveedores de firma digital, en un solo lugar.

Era la solución perfecta. Además, todo ello, ofrecía la seguridad de que el agente solo podía completar cierta información, sin modificar el resto del modelo de contrato.

Con el apoyo de Parallel, Elísabet se puso a crear plantillas, asegurándose de que pudieran adaptarse a todas las variaciones de los contratos. Una vez incorporados los más comunes, se organizaron un par de formaciones con los agentes inmobiliarios y, en poco tiempo, ya lo empezaron a usar.

“Al principio había cierto miedo por parte de los agentes inmobiliarios, ya que hay perfiles de todos los tipos, y algunos no son muy tecnológicos. Pero en cuanto empezaron a usarlo enseguida me comentaron lo práctico que era poder estar con el cliente, llegar a un acuerdo, sacar la tablet, entrar en Parallel, seleccionar la plantilla, completar la información y enviarlo a firmar. Les permitía ofrecer un servicio eficiente y distinguido de cara al cliente. Y todo esto en 5 minutos.” – Elísabet Ochoa, Lawyer & Transaction Specialist.

Además, ahora, cada agente disponía ahora de su propio panel de control con todos sus documentos jurídicos –compartidos con el equipo jurídico de eXp–, lo que facilitaba la colaboración en tiempo real sin necesidad de correos electrónicos (si surgía alguna duda).

Los beneficios: Costes operativos bajos, mejores servicios para los agentes inmobiliarios y para los clientes

Ahora, el proceso de crear cualquier documento legal y enviarlo a firmar es un proceso ágil, tanto para eXp, como para el agente, ¡y hasta para el cliente!

Como bien resumió Renata, gracias a Parallel, eXp se beneficia de:

• Más coordinación interna, es decir, eXp ya no tiene los modelos de contrato en un sitio, las versiones revisadas en otro, las dudas en correos electrónicos y la firma electrónica en otra plataforma, si no que está todo centralizado en un único lugar.
• Más autonomía para los agentes, que pueden sacar contratos sin depender del equipo legal, sin tener que pasar por la revisión y aprobación de una persona de eXp, dándoles agilidad y la posibilidad de prestar un mejor y más rápido servicio a sus clientes.
• Más seguridad en los contratos, ahora eXp tiene la certeza de que los documentos legales que ejecutan los agentes inmobiliarios son correctos y sin errores graves, sin tener que hacer una tarea manual de revisión.
• ‍Menos costes tanto para eXp, como para los agentes. Por un lado, eXp, con el número de agentes y transacciones inmobiliarias que tiene actualmente, necesitaría un equipo legal entero, de mínimo 6 o 7 personas.

“Gracias a Parallel una sola persona controla todo el papeleo de operaciones inmobiliarias de más de 400 agentes.” –  Renata Sujto, Managing Director.

Esto supone un ahorro de unos 280.000€ anuales para eXp.

Por otro lado, los agentes, a su vez, reducen el tiempo dedicado al papeleo, tareas por las que los clientes no perciben valor añadido, y esto repercute positivamente a su margen de comisión.

“Antes de Parallel, solía dedicar el 30% de mi tiempo a gestionar contratos y papeleo. Ahora, sólo dedico el 5% de mi tiempo a este tipo de tareas, lo que me deja más tiempo para centrarme en ofrecer a los clientes un gran servicio.” – Pablo Getino, Agente Inmobiliario asociado a eXp Spain.

Parallel ha contribuido en convertir eXp en una red de agentes inmobiliarios escalable, manteniendo los costes operativos bajos, lo que permite mejores servicios para los agentes y para los clientes.